Bogføring for Webshops - Tips til digital bogføring & integrationer

Bogføring af webshops handler om at håndtere mange daglige transaktioner, samt få lagerstyring og forskellige betalingssystemer til at spille sammen. Når du driver en webshop, kan bogføringen hurtigt blive kompliceret. Heldigvis findes der integrationer og digitale værktøjer,, som kan automatisere processen, som for eksempel at overfører ordrer, moms, betalinger og gebyrer, så du sparer tid og undgår fejl. 

Her får du vores bedste tips til, hvordan bogføring af webshops fungere, hvilke systemer du bør vælge og hvordan du sikre korrekt moms, afstemning og digital bogføring som webshops-ejer.

Hvad betyder bogføring af webshops i praksis?

Kernen i webshop-bogføring er at få webshop og bogføringssystem til at tale sammen. Det vil sige, at der er en digital forbindelse mellem fx Shopify eller WooCommerce og et bogføringsprogram som Dinero, e-conomic eller Billy.

Når integrationen er sat rigtigt op, sker der tre vigtige ting automatisk:

• ordre og betaling bliver registreret rigtigt,
• gebyrer og fragt kommer med,
• moms bliver fordelt korrekt.

På den måde slipper du for at sidde og indtaste hvert enkelt salg, og risikoen for fejl i bogføringen falder markant. Samtidig bliver det langt nemmere at afstemme bank og betalingsløsninger, fordi tallene allerede hænger sammen.

Fordele ved automatisering:

• Mindre manuel indtastning af data
• Hurtigere afstemning af konti
• Færre bogføringsfejl

Digital bogføring og den nye bogføringslov

Den nye bogføringslov betyder, at mange virksomheder og i praksis de fleste webshops skal køre digital bogføring. Det handler ikke kun om at bruge et system; det handler om, at bilag, betalinger og posteringer kan spores og dokumenteres digitalt.

For en webshop betyder det blandt andet, at:

• bilag ikke må ende i papirbunker og tilfældige mapper,
• alle salg, gebyrer og returvarer kan følges fra webshop til bogføring
• du har et bogføringssystem, der kan opbevare og dokumentere data efter lovens krav.

Med et moderne, cloud-baseret bogføringssystem har du altid adgang til tallene og du kan dele dem sikkert med din bogholder eller revisor. Det gør det både lettere at overholde loven og at tage beslutninger i hverdagen.

Hvilket bogføringssystem er bedst til webshops?

Der findes ikke ét "rigtigt" bogføringssystem til alle webshops, men der er nogle klare tendenser.

Mange mindre webshops starter i Dinero eller Billy, fordi de er nemme at komme i gang med, og fordi de tilbyder integrationer til de mest almindelige webshop-platforme. Her får du et overskueligt bogføringssystem, hvor standardbehov som fakturering, moms og simple rapporter er dækket.

Når webshoppen vokser, eller når der kommer flere krav til lagerstyring, projektøkonomi eller flere salgskanaler, vælger mange at flytte til e-conomic. Her er integrationsmulighederne bredere, og der er mere at arbejde med, når det gælder rapportering og automatisering. For de mere komplekse opsætninger kan et bogføringssystem som Uniconta også komme i spil, fordi det rækker ud over klassisk bogføring og kan koble lager, projekter og økonomi tættere sammen.

Det vigtigste er, at dit bogføringssystem kan håndtere de flows, du faktisk har: webshop, betalingsløsning, bank, lager og moms og at det kan vokse med din forretning.

Hvis du vil dykke dybere ned i fordele og ulemper ved de enkelte systemer, kan du læse vores guide: "Bogføringssystemer - hvad skal du vælge?"  her sammenligner vi bl.a. Dinero, e-conomic, Billy og Uniconta og hjælper dig med at vælge det rigtige system.

Lager, gebyrer og moms - de klassiske fælder

En webshop handler ikke kun om indtægter fra salg. Der er også mange omkostninger, som skal bogføres korrekt: indkøb til lager, fragt, emballage, betalingsgebyrer, returvarer og eventuelle provisioner til platforme eller markedspladser.

Hvis de dele ikke kommer med i bogføringen, kan regnskabet komme til at se langt pænere ud, end virkeligheden er. Et godt setup til bogføring af webshops sørger derfor for, at både salg og omkostninger følger hinanden – og at lageret hele tiden afspejler det, der faktisk ligger på hylderne.

Når lager, gebyrer og moms er sat rigtigt op, får du også langt bedre nøgletal: dækningsbidrag, bruttoavance og udvikling i indtjening pr. produkt eller kategori. Det er den slags tal, der gør det muligt at justere priser, skære dårlige produkter fra og sætte ind dér, hvor webshoppen virkelig tjener penge.

Løbende bogføring giver bedre beslutninger

Det kan være fristende at lade bogføringen vente til "en dag med ro på". Problemet er bare, at webshops sjældent har stille perioder ret længe ad gangen. Når bogføringen bliver udskudt, mister du hurtigt overblikket: moms kan komme bag på dig, bankkontoen stemmer ikke helt med systemet, og det bliver svært at se, om kampagnerne rent faktisk er rentable.

Med et digitalt setup, hvor salg og betalinger bogføres løbende, får du i stedet et opdateret billede af økonomien. Du kan se, hvordan din webshop klarer sig måned for måned - og nogle gange dag for dag. Det gør det langt nemmere at træffe beslutninger om markedsføring, indkøb og nye tiltag.

Sådan kan MyBookkeeper hjælpe med bogføring af din webshop

Hos MyBookkeeper arbejder vi hver dag med bogføring for webshops og e-commerce. Vi hjælper blandt andet med at:

• vælge og sætte det rigtige bogføringssystem op,
• få webshop, betalingsløsninger og bank til at spille sammen,
• rydde op i eksisterende data og få styr på moms og afstemninger,
• etablere et digitalt bogføringsflow, der overholder bogføringsloven.

Vi fokuserer på den løbende bogføring, månedsrapportering og et solidt økonomisk grundlag, som din revisor kan bruge til årsregnskabet. På den måde får du to uafhængige parter på din økonomi – og et mere robust setup.

Hvis du vil have hjælp til bogføring af din webshop, er du velkommen til at tage fat i os for en uforpligtende snak. Så kigger vi på dine systemer, dine salgskanaler og dit nuværende setup og giver et ærligt bud på, hvordan din bogføring kan blive både nemmere og mere præcis.